職場工作者在工作一段時間之後,常會感受到自身技術、能力或知識上的不足,選擇進修、深造或是適量的補充不足處,是一件非常重要的事情。好的職場工作者,也必定會是一個好的學習者,為了保持自己的職場優勢,他們會適時地透過閱讀、研習、進修,或是選擇參加公開課程。
這一篇文章,是寫給這些學習者,也是寫給專門替學習者安排課程的工作者,像是人力資源(或簡稱為HR部門)、課程安排單位、學校以及相關人閱讀,希望這篇文章對你們安排、規劃、選擇課程方面,會有所幫助。
學習者需要什麼?
對學習者來說,常會出現兩種學習疑惑。第一、是自己不太清楚自己需要學習的東西到底是什麼。第二、不清楚經過這樣學習之後,可以達到什麼樣的效果。
(1)自己不太清楚自己需要學習的東西到底是什麼
很多人或許不相信,怎麼會有人「自己不太清楚需要學習的東西到底是什麼」。事實上,我回顧十幾年來開課、授課的經驗,確實有很多人是來上了課之後才知道自己缺什麼,也有人是隱隱約約覺得不足,可是就是說不出來。這樣的狀況,我把它簡單分成兩類:
- 第一類、知道缺什麼種類,但是說不出來是什麼。比方說,有人知道自己在對別人講話時,沒什麼邏輯感,常會顛三倒四,等會議一結束,就會自我責備的說,早知道不該那樣說,下次我一定要如何、如何改善!然後下一次,你又要再一次讓自己失望。這種人不斷心理產生小沮喪,等到覺醒的那一天,或許會買一本書自我學習,只不過閱讀之後還不知能否實踐,因此就一直不滿意自己的表現,卻也無法徹底解決自己的問題。
- 第二類、感覺自己有點弱,可是不知道弱在哪裡。這樣的人周圍一定有很多比自己還強的人,自己一定常聽到「加油!」或是「下次再努力!」這樣的話。但是有些事還是挺殘酷的,不對的地方就算加四倍的油,也只能帶你走向歧路繞圈圈。比方說,你感覺到你觀察力很弱,不懂得察言觀色;你覺得你表達能力很糟,不懂得說好話、說對話。你很想改善,但是這弱點叫做什麼?集中力不足?觀察力不夠?如果你用這六個字當關鍵字,網路上應該也找不到答案吧。這就是不知道症頭,也不知道看哪一科或吃什麼藥。
無論你是哪一類,或是我沒舉例的第三類也好,別自責,這並非對錯問題。我第一次去買輪胎,被嘲笑不知道輪圈大小。第一次買水族箱,也搞錯海水、淡水過濾器。每種地方都有專業,換個角度,人家也未必會懂你在做什麼。不知道自己該學什麼,是因為我們多數人也沒深究過,說不出來沒什麼大不了的。何況,這篇文章不就正帶你「脫貧」邁向「知道」之路嗎?
(2)不清楚經過這樣學習之後,可以達到什麼樣的效果。
很多人會追問,經過這樣學習之後,可以達到什麼樣的效果。這個問題的答案,有時候在老師身上,有時候在學生身上。我們可以回想一下國中、高中、大學的課程:「經過這樣學習之後,可以達到什麼樣的效果?」學習效果好的原因是什麼?效果爛原因又是什麼?
我自己認為,好的老師就是啟發、鼓勵、改變我們的人。老師給的知識量要足夠,授課方法我能接受,說的話我聽得懂,其實這已經足夠。但是要稱得上是位好老師,則要設計一些特別的方法讓學生反思,鼓勵學生動腦,甚至於改變學生自己的壞習慣,進而變成一個全新的自己。
那麼學生有沒有責任?有啊,那就是積極的態度。我高中的時候,有位歷史老師對我們這些理科生只顧自己上課也不點名(當時理科不必考歷史),課程如同課本翻版千篇一律、無聊至極,所以很多同學都在私底下複習物理、化學,靜的只讓老師唱獨角戲。有一次我問了老師一個問題,五胡亂華之後(歷史上魏晉南北朝時期),那些胡人去哪了?沒想到老師就開始講很多課本沒有的章節,包括他們從哪裡來、又哪裡去、影響是什麼、對羅馬帝國影響了哪些等等。從那一次起,老師發現了忠實聽眾的口味,改變了教法(我猜老師可能心想,反正不考,就講些自己喜歡講的),聽課的人變多了,老師自己也變得更有興致。
如何搞清楚自己需要學習的東西是什麼,需要自我分析
假設你學習是完全無障礙的,恭喜你,表示你對自己的需求明白,並有一套自我補充的作法。那麼以下的方式,一定可以幫助你變得更厲害。若你的學習確實出現問題,那麼不管你是屬於那一種,也不管缺少的實際項目是什麼,那麼接下來的方式一定對你的自我分析工作大有幫助。
首先,無論問題是什麼,我們總要知道是哪一種類別吧?因此,我們先試著把問題理出一個頭緒。我在這裡把學習者可能潛在不足的需求,分成幾個面向組別來討論。
個人類(這技能是自身所需要的)
A組、個人的缺點修正,包括技術、能力、態度或是觀念。
B組、人際關係的提升,包括對話、溝通、相處或是團隊關係。
C組、一般性知識相關,與工作有關、相關或是沒有關係。
工作類(一般人都需要)
D組、工作直接相關,對自身工作、行業、領域或公司實際知識。
E組、工作間接相關,大環境的認識,包括對周圍情勢、相關產業、國際訊息判斷力的提升。
管理職需要(通常是主管、領導、負責人)
F組、管理知識,理解經營、管理方面的的原理或理論。
G組、管理技巧,關於經營、管理能力的提升。
H組、管理心態、關於領導方式、技巧、的提升。
專業類需要(因為工作特異性需要的)
J組、專業知識,包括專業領域的知識、管理技術、操作技能的學習。
K組、先進知識,包括全新技術與能力的養成。
個人類-發展類(這是關於比較長遠發展的)
M組、身心靈發展。
N組、職涯規劃。
在這些組別中,學習者可以挑出不足的地方。這些就會是要學習的大類別,從這裡下手會輕鬆許多。然而對於人力資源部門來說,了解你的對象真實需求就額外重要,你要進一步分析一下需求的原因。我針對某種企業做出如下的兩種學習者需求象限圖,但是可以想見的,不同企業會出現不一樣的學習者需求象限圖。
為什麼要學習者需求象限圖?
一般人也好、人力資源單位也好,為什麼要學習者需求象限圖?因為資源有限。每一個人所能掌握的時間、金錢絕對有限,做好輕重緩急的分配,這樣你才能把學習、工作兩方面都做好。
學習者需求象限圖可以大概看成四個象限,其中左上是最重要,也是最急迫的地方。如果你資源有限,學習者又很初階,那麼其他可以先放著,但是這裡必須要先完成。接著是周邊的相關(左下、中央或右上),然後才是右下塊急迫性比較低的。如果資源足夠,那麼可以分配一下資源的使用,我也會建議左上一塊放五成、斜切2/3的位置左側(如下圖)八成,右下放二成。
如果本職已經游刃有餘,那麼當然就要開始著手右下角的培訓工作。因此可能出現如下圖的學習資源分配。請特別注意:這僅是範例,學習者或是HR人員應按自己需要和急迫性繪製新圖,每一種學習者會根據經驗、資歷、狀態有所改變,這才是真正的現況。
進一步分析需求
隨著目標、功能、角度、對象的差異,運用的方式也會大相逕庭。學員、人資部門、老闆對培訓的想法會有一些差距,要求和主張也各不一樣。一般來說,進一步分析不外乎組織分析、任務分析,以及個人分析,我們就拿這三個項目當個例子。
如果專業的人資部門人員,受過專業步驟與流程訓練,那麼他會先進行一系列的步驟。
- 人資部門眼中的組織分析:組織結構、組織職能、組織需求調查,實際探討組織現在、未來需要什麼樣的人才。
- 人資部門眼中的任務分析:思考公司現在與未來的任務需求,再比對目前工作者實際能力之間的落差。要弭補這些落差,若不是找新的人才來填補,就是訓練舊有的工作者,讓工作者升級、提升能力。
- 人資部門眼中的個人分析:針對目前工作者仔細盤點,對工作者的實際能力進行全方位了解。
如果是工作者,那麼角度和角色就不太一樣了。除非是高階管理職人員,不然大部分人關心的重點,應該會放在任務分析和個人分析。大概像這樣:
- 工作者眼中的任務分析:(1)公司有什麼好的出路,包括好的部門和職位,為了拿到那個位置,我該學習、歷練什麼?(2)公司將如何發展,包括新的事業、新的版圖、新的部門或是新產品、新服務,有什麼我是我可以學習、爭取的?
- 工作者眼中的個人分析:(1)為了順利完成這一份工作,我自己還有什麼不足?(2)如果還需要改善,或是說有那些做不好的,那一部分需要改善?(3)我還想要變得更厲害,以便未來公司能交付我大事,那麼我有什麼可以學習的?
都是訓練,但是大家想得不太一樣
以下假設有四個人,他們對於「訓練該對你產生什麼效果」分別發表一些意見。這些並無對錯,只是看出來了嗎?換個位置換個腦子,這就是四個不同角度的落差。這也告訴我們,要把訓練(或是培訓)這工作做好,真的不簡單。
上圖:不同出發點,想的也就不一樣。
角度多元,規劃以學習者為中心的課程
從我的觀點,組織分析、任務分析,以及個人分析確實都很重要,但是從某一些角度來說,太過於制式的研究方式會失去訓練本身的意義。同時,「訓練」這兩個字也太過狹隘,我比較喜歡「學習」兩個字。
在課堂上,只有暫時、某個領域比較懂的老師,沒有永遠、什麼都懂的老師。我喜歡大家在一起互相分享、學習、共同成長的時間。在課堂上,「學習」是一種集體氛圍,聽講是為了補足自己的缺乏,問問題能讓自己變強,記筆記是讓自己記住一些點子,在課堂上,「學習」是種既謙卑又自豪的時刻,謙卑是讓自己重新作為學生,大量向上學習;自豪是學會之後,自己大腦有機會更新版本,是自己脫胎換骨的重要時刻!
如果要規劃以學習者為中心的課程,請先把這些條條框框都扔了,我們只問一件事:如何讓工作者做事更順利、更容易、更有效率、更進階、更厲害。如果用白話說,就是如何讓工作者升級,就像把軟體從1.0升級到2.0一樣。
我建議每一個人可以更直白的問問題、找答案。比方說,我設計了一個給學習者專用的表格,稱之為學習需求調查表,只要按照表格填寫,就會得到一連串的行動方案。至於這方案是要靠什麼方式學會,那就要依據不同程度、方式、速度、效果、費用、時間等手頭資源多寡去判斷。
但是,先別急著填答。這表格看似簡單,其實大有學問,你必須先做完以下三件事,再填寫這張表才是正確作法:
第一件事、盤點自己的工作
簡單的說,把自己的工作內容以條列方式呈現,而這條列並非是一般瑣事,而是工作的大項目,就像我們在徵人廣告上看到的。
比方說:
與B2B客戶洽談業務
接待一般B2C門市客戶
操作堆高機並進行倉儲工作
替企業接聽電話並轉接至指定人員
請注意,這裡描述看似三言兩語卻包含對象、工作、種類。
這些應該是大項目,主要有代表性的,至於操作細節、過於繁瑣的部分就不必了。大多數人應該只會有三到五條,雖然不多(別貪心,這不是要比多),但這些已經足以表達你的工作內容。
第二件事、認識公司的核心價值與長遠發展
公司到底靠什麼為生的?公司什麼項目優於其他競爭者?公司有沒有什麼關鍵技術、能力、作法或是硬體設備、軟體流程等等。請注意,人家也有的、一般性的就不必寫了,只寫較具特色、突出的亮點,這些大概也只有三到五條。
比方說:
具有製造上的專業與專利
整個區域業務量第二名,年年成長
獨一無二的咖啡豆配方,客人讚不絕口
如果你認為特色少,或是完全沒有亮點也沒關係,在成本控制上、售價上、內容上、運作上、資源利用上,總會有一個地方比較好(從你的消費者來想),就算沒有,公司至少還有你啊!
第三件事、認識社會趨勢的發展
未來是怎麼發展的?機器人?網路?手機化?服務?美學經濟?從你所在的領域看一下世界,預估一下未來需要什麼,什麼樣的知識、能力最有價值,什麼樣的人才最具有競爭力呢?
三件事做完了,我們回過頭來填這張表吧?
這張表共有三部分:
第A單元最簡單,「現況(工作、任務、需求)」就是整理剛剛的第一件事、第二件、第三件事,歸納好填在這裡。
第B單元是職能缺口。職能是一個專有名詞,簡單的說,就是可以用在工作、職務上的個人能力,包括知識、技術、態度等等。想想看,每一個現況對應什麼樣的能力呢?這裡每個能力請別超過三樣。
第C單元是行動方案:簡單的說,就是取得職能的方式。比方閱讀、上課、進修、鍛鍊、練習、冥想(如果有用的話)等等。
結語
沒有什麼是簡單的,如果你不願意去做;也沒有什麼是困難的,只要你開始動手。這篇文章希望點醒兩件事:
一、學習要有計畫,學習要先認識自己的現況、需求、市場、未來發展,學習要先做自己的功課,不是光憑藉 "感覺" 而決定所有事情。
二、規劃課程和學習者的需求關係密切,從不同角度出發,會看到不一樣的學習需求。如果在規劃之前,多做內部調查、訪談,調查的方式也打破那些很制式的研究方法,一腳跳進第一線戰場來觀察,那麼你就能取得真正的需求情報。
最後,希望你看完這篇文章後,對於探索自己的學習需求,或是替其他人規劃適合的課程,能有顯著的幫助或啟發。以上。
站在老師的立場,如果這篇文章能對你幫上忙,那就是我最大的喜悅。